Нарада – один із важливих інструментів менеджменту. Грамотний менеджер ніколи не буде зловживати цим інструментів, але в той же час скористається їм у разі необхідності. Саме таке хитання на вагах у питанні з нарадами і є оптимальним. Нижче ми розглянемо, які бувають наради, коли їх краще всього проводити, і наскільки вони марні.
Наради бувають наступного виду: планові, звітні та позапланові (екстрені). Кожен з них має свої цілі і функції. Розберемо по-порядку.
Звітні наради потрібні в першу чергу для самопіару. У них зазвичай говориться про результати певного фінансового періоду, підводяться підсумки роботи по запланованих проектів. Самі керівники завжди знають цю інформацію і без подібних звітів. Але вони необхідні для їх підлеглих, преси і т. д. В той же час проводити звітні наради кожен місяць – безглуздо. Особливо якщо результату як такого немає, а є показники.
Планові – мабуть, самий безглуздий вид нарад. Вони проводяться не тому, що необхідні, а з-за того, що заплановано. Наприклад, в планах стоїть – кожну середу проводити нараду з керівниками всіх підрозділів. І все, отрнываясь від своїх обов’язків, будуть разом збиратися і про щось говорити. Навіть тоді, коли говорити особливо немає про що. Подібні планові наради звичайний пережиток радянського часу. На нараді потрібно вирішувати конкретні проблеми, а не перетирати вже відомі факти.
Позапланові (екстрені) наради. Збираються лише у разі необхідності. Найнеобхідніші. Мета таких зустрічей проста – за допомогою «мозкового штурму», обміну думками вирішити виниклу проблему.
Є кілька типових помилок, які допускають початківці менеджери-керівники під час проведення нарад. Щоб не допускати їх досить дотримувати декілька простих правил.
1. Особисті питання вирішуються особисто. Якщо є тема, яка стосується тільки вас і конкретного працівника, її можна обговорити віч-на-віч, без сторонніх. Причому під час робочого процесу, не відриваючи інших людей.
2. Не використовувати наради як спосіб покарання. Якщо ви збираєте нараду, лише для того, щоб розповісти всім, наскільки поганий працівник один з присутніх – значить ви поганий керівник. А якщо цей працівник і справді настільки поганий, що для цього треба збирати нараду – то його простіше звільнити.
3. Плануйте нарада заздалегідь. Кожен раз, приходячи на зібране нараду, ви повинні чітко знати навіщо його зібрали і що будете говорити.
4. Нарада – це діалог. Наради збираються для того, щоб обговорити якусь проблему або підвести підсумки про звітному періоді. І в нараді беруть участь всі її члени. Якщо ж говорить тільки одна людина, то це не нарада, а звичайний доповідь.
5. Планових нарад не буває. Якщо ви збираєтеся лише тому, що так зазначено у плані, то просто марно витрачаєте час. Не плутайте це з звітними нарадами, де підводяться підсумки за звичайний період.
6. Час – гроші. Але головне, пам’ятаєте знамениту американську формулу, виведену Бенджаміном Франклиным – «Час-гроші». А нарада, це завжди втрата часу, тобто грошей. І перед тим як його збирати, подумайте, чи окуплять ті результати, які ви можете на ньому отримати грошово-тимчасові витрати. Якщо ні, то збирати таку нараду не можна.
Що ж буде, якщо всі ці правила не будуть дотримуватися? Ваші підлеглі почнуть сприймати всі наради як чергову відмазку від роботи, або спосіб понудьгувати або, більш того, почнуть боятися нарад. У підсумку все це виллється в те, що вони будуть сидіти і мовчати, намагаючись зайвий раз не висловлювати свою думку. І сенс наради відпадає сам собою.
