Системы хранения бумажных документов традиционно использовались в офисных помещениях и до сих пор применяются там, где получают много входящих бумажных документов или где необходимо сохранить исходный формат для обеспечения целостности документа (например, там, где требуется подпись).
Папки-регистраторы, которые можно приобрести на сайте papermarket.com.ua, предоставляют документам надежное место для хранения. Они позволяют легко добавлять и вынимать листы, а также просматривать материалы, даже не вынимая их из папки.
Зачем организациям хорошая система регистрации
Хранение документов в надежном месте – это возможность легко и быстро найти их. Деловые бумаги, о которых заботятся, нелегко порвать, потерять или испачкать. Это поможет вам быть организованным и эффективным. И позволяет всем, кто должен иметь доступ к информации, сделать это легко.
Всегда приятно видеть, когда кто-то что-то ищет и находит без затруднений. Сотрудники офисов регулярно принимают и рассылают документы различной тематики. Существует необходимость сохранять документацию для использования в будущем. Если бумаги не обработаны, то невозможно будет отчитаться за организационную деятельность. Все, кому нужны документы, должны знать, где их взять.
Приоритет ваших действий
Воспользуйтесь этими рекомендациями, настроив систему хранения и управления документами. Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.
Существует 5 способов подачи документов:
- по теме, категории;
- в алфавитном порядке;
- по номерам (порядку номеров);
- по месту (географическому положению);
- по датам в хронологическом порядке.
Эти способы хранения называются классификацией и означают объединение одинаковых вещей. Однако вы можете комбинировать некоторые из этих методов. Например, бумаги, которые хранятся вместе в соответствии с тем, о чем сказано выше, но внутри каждой папки они могут быть распределены по датам. Упорядочивайте документы по датам – это избавит от необходимости просматривать все материалы.
Как формировать категории
1. Разложите все свои документы на стопки, которые, по вашему мнению, должны быть вместе.
2. Дайте каждой стопке название категории.
3. Составьте список категорий.
4. Посмотрите на свой список критически. Спросите себя: можно ли объединить какие-либо категории? Следует ли разделить категорию на две? Какие подкатегории нужны? Надо ли разместить бумаги в алфавитном порядке внутри категории?
Убедитесь, что у вас не слишком много категорий. Каждому сотруднику не должно быть сложно понять, где он может найти нужную информацию.
Простые хорошие привычки и цветные папки регистраторы, цена на которые зависит от объема, могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!
Выделите время в своем расписании и настройте свою систему организации документов, используя папки-регистраторы, скоросшиватели, прозрачные файлы и разделители, которые предлагает Киевский интернет-магазин канцтоваров Papermarket.
