Як скласти план продажів-покрокова інструкція

Здрастуйте! у цій статті ми розповімо про те, як скласти план продажів.

сьогодні ви дізнаєтеся:

• для чого необхідний план продажів;
• як його розрахувати і оформити;
• як домогтися від співробітників виконання плану.

Навіщо потрібен план продажів

Чи потрібен план продажів на підприємстві? відповідь однозначна-так. І не тільки тим, хто продає конкретні товари, а й працівникам сфери послуг він теж просто необхідний.

1. для організації праці . Підприємство має функціонувати як налагоджений механізм, коли кожен співробітник має мету своєї роботи і знає, що він повинен робити, щоб її досягти. У працівників повинні бути чіткі уявлення про те, що їх чекає після виконання або невиконання плану продажів.
2. для збільшення прибутку . Спробуйте перевести продавця з фіксованої заробітної плати на мінімальну ставку і премію за виконання плану, і ви побачите, як мотивація співробітника відіб’ється на доході компанії.
3. для розвитку . Ваш бізнес в’яне, якщо стоїть на одному місці. Ставити перед собою мету і домагатися її – ось завдання для успішного підприємця. В іншому випадку його обженуть і» задавлять ” більш амбітні бізнесмени.

Види планування

В основі будь-якого плану продажів лежить розуміння того, яку мінімальну і максимальну кількість товарів повинна продати компанія для свого існування.

Найбільш важливо для підприємців – початківців саме мінімально допустиме значення, воно позначає собою “дно”, нижче якого функціонувати вже неможливо. Для компаній, що вийшли на шлях зростання і розвитку, важливіше досягнення максимальних планів.

існує кілька видів планування:

• перспективне-довгострокова стратегія на 5-10 років;
• поточне-розробляється на рік, уточнює і коригує показники перспективного планування;
• оперативно-виробниче-завдання діляться на більш короткі відрізки (квартал, місяць і т.д.).

Правила створення плану продажів

Обсяг можливих продажів залежить від багатьох факторів. При створенні плану необхідно врахувати всі моменти, важливі для вашої сфери.

наприклад, це можуть бути:

• сезонність;
• динаміка розвитку і тенденції на ринку;
• причини спаду в минулі періоди;
• конкуренція;
• зміни в політиці, економіці та законодавстві;
• зміна асортименту і цін;
• канали збуту та потенційні покупці;
• співробітники;
• реклама.

Починати складати план продажів на рік рекомендується вже за два місяці, тобто в жовтні.

Порядок розробки плану продажів

Повний річний план, заснований на глибокому аналізі, створюється кілька місяців.

щоб отримати адекватний результат і нічого не упустити необхідно:

1. проаналізувати тенденції в політиці і макроекономіці . Як змінюється ввп країни? що відбувається з цінами на нафту, газ і з курсом валют? не зайвим буде ознайомитися з думками експертів, провідних економічних змі.
2. вивчити ситуацію на ринку . Збільшиться або зменшиться попит? чи з’явилися нові конкуренти і потенційні клієнти?
3. вивести статистику продажів за минулими періодами . За рік в цілому і за кожен місяць зокрема.
4. проаналізувати причини спаду і зростання . Це може бути сезонність, зміни в політиці компанії, новий асортимент, кадрові зміни. Складаючи план на майбутній рік, обов’язково спирайтеся на значущі моменти.
5. скласти статистику продажів окремо по продавцям і відділам . Орієнтуватися на лідерів буде занадто оптимістично, але постарайтеся трохи наблизити до них середнє значення.
6. сформувати базу постійних покупців . Скільки прибутку вони приносять, як часто і за якими товарами вони приходять? звичайно, цей етап не відноситься до компаній, орієнтованим на разові продажі.
7. поставити ціль . На основі зробленого раніше аналізу вже можна уявити які були продажі в минулому році, і на скільки їх можливо збільшити в майбутньому. Краще поставити дві мети: здійсненну і ідеальну. Саме наявність другої буде нагадувати, що не варто зупинятися на досягнутому.
8. обговорити план з підлеглими . Встановити терміни і особистісні інструкції.
9. скласти бюджет . Маючи наочний план продажів, простіше розрахувати, скільки доведеться витратити на закупівлі, рекламу, на премії співробітникам.

Методи розрахунку плану продажів

при розрахунку планованих продажів можна використовувати наступні методи:

1. суб’єктивні: опитування, анкети, рішення, засновані на досвіді підприємця;
2. об’єктивні: тестові продажі, аналіз ранніх періодів, статистика попиту.

Не існує універсального методу розробки плану продажів для будь-якої компанії. Кожне підприємство обирає свій спосіб, спираючись на потреби та особливості діяльності.

Методів безліч, але не обов’язково знати їх все. Досить обрати кілька відповідних під певний бізнес і використовувати їх в комплексі.

розглянемо докладніше кілька основних методів, що застосовуються при розрахунку плану продажів.

Аналіз часових рядів

ковзне середнє

За методом ковзного середнього прогнозовані продажі в майбутньому періоді дорівнюватимуть обсягу продажів за минулі відрізки часу. При цьому не враховуються ніякі інші фактори. Чим більше періодів береться до уваги, тим точніше буде прогноз, саме тому даний метод не ефективний для молодих компаній.

приклад. у магазині канцтоварів за 2016 рік продали 2700 кулькових ручок, за 2015 – 3140, за 2014 – 2900. Прогноз на 2017 рік: (2700+3140+2900)/3=2910.

експоненціальне згладжування

Метод створення короткострокових прогнозів на основі аналізу даних за минулі періоди. Зручний для прогнозування розвитку роздрібних продажів. Дозволяє розрахувати, скільки товару буде потрібно в наступний аналогічний період (місяць, тиждень).

Константа згладжування (кс) може бути від 0 до 1. При середньому рівні продажів вона дорівнює 0,2-0,4, а під час зростання (наприклад, святкові дні) – 0,7-0,9. Найбільш підходяще значення кс визначається дослідним шляхом-вибирається значення з найменшою похибкою за минулі періоди.

формула: кс * фактичний попит за поточний період + (1-кс) * прогноз на поточний період .

приклад. за місяць в магазині канцтоварів продали 640 блокнотів при попередньому прогнозі 610, кс-0,3. Прогноз на наступний місяць: 0,3*640 + (1-0,3)*610= 619.

декомпозиція та коефіцієнт сезонності

Декомпозиція складається з сезонності, тренду і циклічності. На практиці багато підприємців зупиняються на застосуванні коефіцієнта сезонності. Він використовується при створенні плану продажів на основі доходу за минулі періоди для підприємства, чий оборот залежить від сезонності.

крок 1. визначення сезонної динаміки.  наочним цифровим показником тут виступить коефіцієнт сезонності.

щоб його розрахувати, потрібно:

1. взяти загальну суму продажів за минулий рік і розділити її на 12. Таким чином, ви отримаєте середньомісячне значення.
2. суму продажів за кожен місяць розрахункового року розділити на середнє значення.

приклад. за минулий рік магазин здійснив продажів на 850 000 руб.з них 44 000 в січні, 50 000 в лютому і так далі. Середньомісячне значення 850000/12 = 70 830 руб. Коефіцієнт сезонності січня: 44000/70830=0,62, для лютого: 50000/70830=0,71.

В результаті кожен місяць отримає свій коефіцієнт. Для надійності варто розрахувати такі коефіцієнти за кілька минулих років і залишити для подальших дій їх середнє значення.

крок 2. визначити мету. наприклад, ви ставите мету збільшити продажі на 20%. Розрахунок зробити просто: до суми продажів за минулий рік потрібно додати 20%.

850000+20% = 1 020 000 руб.

крок 3. скласти план продажів на місяць.  загальний план на рік далі належить розбити на більш дрібні періоди-в нашому прикладі це місяці.

1. річну мету розділити на 12-й середній план на місяць.
2. помножити середній план на коефіцієнт сезонності по кожному місяцю.

приклад. середній план на місяць: 1020000/12 = 85 000 руб. План на січень: 85000*0,62 = 52 700 руб., план на лютий: 85000*0,71 = 60 350 руб.

1 підсумком стане планПродажів на кожен місяць. Якщо буде виконаний щомісячний план, то буде досягнута і загальна мета по збільшенню продажів на рік. Набагато простіше контролювати виконання плану по невеликих часових відрізках, і вживати оперативних заходів, ніж намагатися нагнати ціль в останні місяці року.

Оформлення плану продажів

План продажів як документ складається з декількох пунктів.

перерахуємо всі основні по порядку:

1. шапка, що складається з заголовка («план продажів відділу….«) і вказівки автора (»складений… ” далі посада і п.і. Б. Склав план).
2. перший пункт-співробітники і досягнення. Тут варто перерахувати всіх працівників відділу, вказати потребу в нових кадрах, якщо є така, а також згадати ключові досягнення за минулий період.
3. другий пункт-підсумки минулого періоду. Для наочності можна включити в документ графік зростання і спаду продажів, привести підсумкові значення не тільки по відділу в цілому, але і по кожному співробітнику зокрема, в процентному співвідношенні вказати, наскільки був перевиконаний або недовиконаний минулий план.
4. третій пункт-план на майбутній період. Вказується сума плану, перераховуються основні плановані угоди, клієнти, які вже готові укласти контракт та інші моменти, що забезпечують гарантію прибутку в новому періоді.
5. четвертий пункт-необхідні заходи. Далі, мова йде про дії, які ще тільки належить виконати для досягнення мети. Це можуть бути зміни цінової політики, рекламні акції, оновлення технічної бази компанії і багато інших.
6. дата і підписи затвердили план керівників.

1. З отриманим документом повинні ознайомитися всі співробітники фірми. Тільки після колективного обговорення та затвердження план можна офіційно визнавати “компасом”, за яким буде рухатися компанія в новому році, кварталі або місяці.

Структуризація плану

План продажів-це карта для розвитку будь-якого бізнесу, що продає товари або послуги. Без цієї карти справа ризикує заблукати, ходити колами або зовсім рухатися в зворотному напрямку. А чим докладніше карта-тим простіше подорожньому не збитися зі шляху.

Спираючись на особливості своєї справи, поставте цілі відразу в декількох напрямках:

• частка регіонального та макроринку;
• обсяг продажів в цілому;
• фінансовий прибуток.

Кожен великий план по можливості розбивайте на більш приватні. По кожному напрямку, продукту, за кількістю клієнтів і так далі, в залежності від вашого бізнесу.

Чим більше компанія, тим більше планів доведеться скласти. Крім генерального, загального для всіх співробітників плану продажів, свої цілі повинні бути у кожної філії, підрозділу, відділу, менеджера і простого продавця.

Подібна деталізація плану необхідна на кожному підприємстві.

структуризація плану в ідеалі повинна відбуватися по всіх доступних перетинах:

• регіони( де і скільки буде продано);
• продавці (хто і скільки продасть);
• товари (скільки чого буде продано);
• час (коли і скільки буде продано);
• канали збуту (кому і скільки буде продано);
• характер продажів (скільки продажів гарантовано, а скільки тільки заплановано).

Поширені помилки

помилка 1. прогноз продажів замість плану.  прогноз може бути частиною плану продажів, але ніяк не може замінювати його. Прогноз лише описує ситуацію, яка може скластися, а може і не скластися в майбутньому.

План же містить опис мети, яку необхідно досягти, і умови, які потрібно для цього виконати. Він має на увазі набір певних інструментів, за допомогою яких буде досягнутий результат: рекламні акції, навчання співробітників, зниження цін.

помилка 2. план побудований на основі тільки торішніх досягнень. аналіз плану продажів повинен враховувати всі важливі фактори. Неприпустимо скидати з рахунків економічну ситуацію в країні і регіоні, конкурентів, нові технології та інші зміни, які безумовно вплинуть на продажі.

помилка 3.   об’єднання всіх покупців в одне ціле.  навіть у найменших торгових підприємств є певні групи покупців. Вони можуть об’єднуватися за різними ознаками: купують одну категорію товару, постійні покупці або нові клієнти, які здійснюють випадкові покупки в торговій точці або знайшли ваші товари в інтернеті. Формуючи план, необхідно врахувати, що ви можете запропонувати кожній з груп, і що можливо отримати натомість.

помилка 4. у плані не вказані терміни і відповідальні особи.  у плані продажів все повинно бути чітко: яка мета, коли повинна бути виконана, ким і зарахунок яких інструментів.

помилка 5. план недостатньо структуризований.  свій індивідуальний план повинен бути у кожного відділу і продавця зокрема. Погодьтеся, що коли немає власного плану, занадто велика спокуса покласти всю відповідальність на колег.

помилка 6. план не обговорювався з продавцями.  план ніколи не буде опрацьованим до кінця, якщо його складав один менеджер, керуючись лише звітами і графіками. Продавці, що працюють» на передовій”, повинні як мінімум мати можливість обговорювати план з керівництвом, а ще краще безпосередньо брати участь у створенні плану продажів.

Будьте впевнені, що план ви склали вірно, якщо за підсумками періоду він виявився виконаний на 85-105%.

Як домогтися виконання плану

Одна справа складати план для себе. Це може зробити прагне збільшити прибуток підприємець або менеджер, націлений на кар’єрне зростання.

Але зовсім інша ситуація з планами для підлеглих. Не варто найсуворішим чином карати за кожне невиконання плану продажів і тримати співробітників в їжакових рукавицях – це малоефективно.

краще прислухайтеся до порад досвідчених підприємців:

1. коротко, але максимально повно сформулюйте, що ви хочете від своїх працівників. Краще донести це до них в письмовій формі.
2. стимулюйте фінансово. Кращі працівники гідні премії.
3. встановіть бонуси не тільки за 100% виконання, але і кожне подолання якогось мінімального порогу (наприклад, 60%). Нехай працівник і не виконав план, але видно, що він старався.
4. штрафуйте за систематичні порушення.
5. фінансово залежати від виконання планів повинна вся вертикаль співробітників (від рядового продавця до топ-менеджера).

6 поважайте і цінуйте своїх співробітників і прагніть до того, щоб вони любили своє місце роботи і були зацікавлені в розвитку і процвітанні фірми.